Wer Prozesse digitalisiert, will keine analogen Abläufe einfach auf einen Bildschirm übertragen. Es geht vielmehr darum, Reibungsverluste zu erkennen und durch clevere digitale Lösungen zu eliminieren. Doch wo fängt man an? Im hektischen Alltag wirkt der eigene Betrieb oft wie eine funktionierende Einheit – bis man genauer hinsieht. Gerade dort, wo Zeit verloren geht, Informationen mehrfach verarbeitet werden oder Medienbrüche den Ablauf stören, steckt häufig ungenutztes Potenzial. Wer an dieser Stelle systematisch analysiert, schafft die Grundlage für mehr Effizienz, weniger Fehler und entlastete Mitarbeitende. Digitalisierung beginnt nicht bei der Softwareauswahl, sondern bei der präzisen Beobachtung bestehender Strukturen. Erst wenn man versteht, welche Aufgaben intern wiederkehrend und zeitintensiv sind, welche Schnittstellen fehleranfällig bleiben und wie Datenflüsse tatsächlich verlaufen, entstehen tragfähige Konzepte für echte Prozessverbesserungen. Wer diesen Weg konsequent verfolgt, schafft Freiraum für das Wesentliche – und holt aus dem eigenen Business deutlich mehr heraus.

Wiederkehrende Aufgaben erkennen: Wo man mit Automatisierung ansetzen kann

Viele Arbeitsschritte im Tagesgeschäft laufen routinemäßig ab. Trotzdem beanspruchen sie täglich Kapazitäten, die an anderer Stelle fehlen. Typisch sind zum Beispiel manuelle Dateneingaben, Freigaben per E-Mail oder wiederholte Rückfragen zu immer denselben Themen. Diese Aufgaben binden Ressourcen, obwohl sie keiner direkten Wertschöpfung dienen. Gerade in diesen Bereichen lohnt es sich, gezielt nach Automatisierungspotenzialen zu suchen.

Der erste Schritt besteht darin, sämtliche Routinen über einen Zeitraum hinweg systematisch zu erfassen. Wo wiederholen sich Handgriffe? Welche Aufgaben erzeugen monotone Klickfolgen? An welchen Stellen kommt es zu unnötigen Wartezeiten, weil einzelne Freigaben oder Rückmeldungen fehlen? Sobald diese Muster sichtbar werden, kann man gezielt ansetzen – mit digitalen Workflows, automatischen Erinnerungen oder standardisierten Formularen.

Auch komplexere Prozesse lassen sich oft aufbrechen. Bei der Gehaltsabrechnung zum Beispiel wird noch häufig mit Excel gearbeitet – fehleranfällig und zeitraubend. Hier reduziert eine professionelle Lohnabrechnungssoftware nicht nur den Aufwand, sondern minimiert zugleich das Fehlerrisiko. Wer auf diese Weise Schritt für Schritt automatisiert, verschiebt die Personalressourcen von repetitiven Tätigkeiten hin zu produktiveren Aufgaben.

Medienbrüche aufspüren: Wenn Zettel, Excel und E-Mail den Prozessfluss stören

Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn Informationen von einem Format ins nächste übertragen werden müssen. Typisch sind Übergänge von Papierformularen in digitale Systeme, das manuelle Abtippen von E-Mail-Inhalten oder das Kopieren von Excel-Zellen in andere Anwendungen. Jeder dieser Brüche bremst den Arbeitsfluss, schafft zusätzliche Fehlerquellen und zieht Mitarbeiter aus ihrer eigentlichen Tätigkeit heraus.

Wer Digitalisierung ernst meint, analysiert alle internen Abläufe auf solche Bruchstellen. Besonders anfällig sind dabei Prozesse mit vielen Beteiligten – etwa Urlaubsanträge, interne Bestellungen oder Reklamationsbearbeitung. Sobald Informationen händisch weitergegeben werden, ist der Prozess angreifbar. Auch das klassische Ausdrucken von Unterlagen zur Freigabe ist ein Warnsignal.

Digitale Lösungen ersetzen diese Übergänge durch nahtlose Prozessketten. Statt eines handschriftlich ausgefüllten Formulars nutzt man strukturierte Eingabemasken. An die Stelle von Rückfragen per Mail tritt ein zentraler Kommunikationskanal mit nachvollziehbarem Verlauf. Die gewonnene Konsistenz reduziert Missverständnisse und beschleunigt Reaktionszeiten. Besonders effektiv wird das, wenn Schnittstellen zu bestehenden Systemen bereits vorhanden sind – etwa zwischen einem Zeiterfassungssystem und der Personalverwaltung. Wer Medienbrüche systematisch eliminiert, bringt Prozesse auf ein neues Level der Klarheit und Effizienz.

Datenflüsse analysieren: Wie man Ineffizienzen zwischen Abteilungen sichtbar macht

Viele Abläufe wirken auf den ersten Blick stabil – bis man sie über Abteilungsgrenzen hinweg betrachtet. Gerade hier entstehen unentdeckte Engpässe, fehleranfällige Übergaben und Reibungsverluste. Wenn Daten mehrfach eingegeben, in unterschiedlichen Formaten aufbewahrt oder manuell weitergeleitet werden, verlangsamt das nicht nur den Gesamtprozess, sondern schwächt auch die Qualität der Ergebnisse.

Um diese Schwachstellen zu identifizieren, sollte man den gesamten Weg einer Information im Unternehmen nachvollziehen. Wo wird sie erzeugt, wie oft verändert, wohin weitergeleitet? Wer ist für welche Entscheidungsschritte verantwortlich, und wo genau kommt es zu Verzögerungen? Besonders aufschlussreich sind Interviews mit Mitarbeitenden, die in Schnittstellenpositionen arbeiten. Sie kennen die Hürden im Detail und liefern wertvolle Hinweise auf verborgene Ineffizienzen.

Ein häufiges Problem liegt in der mangelnden Systemintegration. Wird zum Beispiel ein Kundenauftrag im Vertrieb erfasst, aber nicht direkt an die Logistik übergeben, weil beide mit unterschiedlichen Tools arbeiten, entsteht Aufwand durch manuelle Übertragung. Das kann man vermeiden, indem man zentrale Plattformen nutzt oder über APIs für reibungslose Übergaben sorgt. Wer Datenflüsse konsequent analysiert, kann auf dieser Basis gezielt standardisieren, integrieren und beschleunigen.

Mitarbeitende einbeziehen: Warum operative Teams die besten Digitalisierungsideen liefern

Niemand kennt die täglichen Abläufe besser als diejenigen, die sie jeden Tag ausführen. Deshalb ist es entscheidend, operative Mitarbeitende frühzeitig in Digitalisierungsprozesse einzubinden. Wer Entscheidungen ausschließlich auf Leitungsebene trifft, riskiert, an der Realität vorbei zu optimieren. Vieles, was auf dem Papier logisch erscheint, scheitert in der Praxis an Details.

Eine direkte Einbindung schafft nicht nur Akzeptanz, sondern fördert auch das nötige Verständnis für die Veränderung. Workshops, kurze Interviews oder strukturierte Feedbackrunden liefern konkrete Hinweise auf Schmerzpunkte im Alltag. Oft sind es gerade kleine Verbesserungen, die große Wirkung zeigen – etwa eine automatisierte Rückmeldung bei Eingangsbestätigungen oder die Zusammenführung mehrerer Arbeitsschritte in einem Tool.

Auch bei der Auswahl digitaler Werkzeuge sind die Rückmeldungen aus den Teams entscheidend. Wenn etwa eine Lohnabrechnungssoftware eingeführt wird, sind es die Fachkräfte aus Buchhaltung und Personal, die deren Alltagstauglichkeit realistisch einschätzen können. Wer ihre Perspektive ernst nimmt, vermeidet teure Fehlentscheidungen und beschleunigt die spätere Implementierung. Digitale Prozesse entfalten ihren vollen Nutzen nur dann, wenn sie zur tatsächlichen Arbeitsweise passen – und nicht nur zur strategischen Vorstellung der Führungsebene.